Constituer et gérer le dossier de la personne accompagnée (2023)

Dernière mise à jour : 08/02/2024

Contexte

Le dossier de l'usager permet de rassembler l'ensemble des informations concernant un usager en continu. L'utilité de la mise en place de ce dossier dans les différents établissements et services sociaux et médico-sociaux pour l'usager est dans un premier temps de garantir sa protection dans le sens où l'organisation de la circulation de l'information dans une structure lui assure le respect de la confidentialité des informations le concernant et la protection de sa vie privée. Il s'agit également d'un support d'accès à l'information, par la possibilité de consulter toutes les informations stockées dans ce dossier. En effet, la loi 2002-2 rappelle que chaque usager a accès à toute information ou document relatif à sa prise en charge, réaffirmé dans la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades.

Pour le professionnel, le dossier est un fil conducteur de l'accompagnement assurant une cohérence d'intervention au sein du secteur. Il est l'outil rassemblant de nombreuses informations classées dans un lieu donné avec des conditions d'accès définies. Mener une réflexion sur le dossier oblige les professionnels à se questionner sur la teneur de leurs écrits professionnels tant sur le fond que sur la forme.

Ce dossier est l'outil de recueil et de conservation des informations nécessaires à l'accompagnement de la personne. L'évolution du secteur relative à l'informatisation du dossier dans certains établissements et la démarche d'évaluation interne accordent une place primordiale à ce dossier.

L'objectif de cette formation est de rechercher une méthodologie optimale pour la conception d'un dossier commun à tous les services en vue d'apporter des réponses aux situations d'hétérogénéité des dossiers et des structures

Description

Jour 1 : un dossier efficace pour tous les acteurs et respectueux de la vie privée de l'usager

•    Les aspects théoriques, la réglementation et les recommandations entourant le dossier de la personne accompagnée

-    Les différentes typologies de dossier, d'organisation et d'utilisation selon la recommandation de la DGAS

-    Les références au contenu du dossier dans la loi

-    L'apport de la législation quant à la protection des données : le principe de minimisation

•    La confidentialité dans la gestion du dossier

-    Définition des notions et des intérêts en présence

-    Les conditions du partage d'informations selon la loi de janvier 2016

•    L'informatisation du dossier :

-    Avantages et inconvénients

-    Les exigences de l'outil informatique au regard du texte européen relatif à la protection des données : la protection, la sécurité, l'effacement des données

•    Conservation et archivage du dossier : définitions, recommandations

Objectifs pédagogiques du J1 :

-    Identifier les bonnes pratiques en matière de création, de gestion et d'archivage du dossier de la personne accompagnée

-    Schématiser la gestion du dossier de la personne accueillie dans la structure

 

Jour 2 : le dossier et les droits de l'usager, héritage de la loi de 2002 et du règlement européen sur la protection des données

•    Réveil pédagogique

•    Le droit à l'information

-    Mentions préalables

-    Obligation à informer

•    Le droit à l'information

-    Au moment de la collecte : quelles mentions à insérer, dans quels supports ?

-    Au moment de la rencontre avec la personne concernée

-    Exercice d'écriture de mention : les éléments obligatoires et modalités possibles

•    Le consentement à l'utilisation des données

•    L'usager, propriétaire de ses données : quels droits ?  

•    Le droit d'accès

-    Les dispositions de la loi de 2002 : quelles possibilités, quelles interprétations ?

-    Les conditions de l'exercice du droit d'accès : quelle procédure ?

Objectifs pédagogiques du J2 :

-    Définir les règles de fonctionnement attachées au dossier de la personne et les modalités permettant la sécurité des informations

-    Repérer les obligations issues du RGPD dans l'utilisation des données personnelles

-    Prévoir les modalités d'exercice des droits de la personne accompagnée avec l'accès au dossier 

Objectifs de la formation

Entre coordination et confidentialité, les enjeux autour du dossier sont forts. Il s'agit de disposer d'un outil efficient et efficace pour tous malgré les contraintes et différentes missions de chacun tout en appliquant une règlementation complexe aux origines diverses.

La formation vise à :

  • Maîtriser l'aspect juridique organisant la création et la gestion du dossier de l'usager
  • Optimiser l'utilisation du dossier comme outil de travail
  • Améliorer les procédures de création, de gestion et d'archivage du dossier dans le respect des droits de l'usager

Public visé

Professionnels des structures du secteur social et médico-social

Prérequis

Aucun prérequis

Modalités pédagogiques

  • Apports théoriques étayés par des mises en situation
  • Partage d'expériences autour des réalités de terrain

Moyens et supports pédagogiques

  • Vidéo projecteur
  • Remise des documents support
  • Références bibliographiques

Modalités d'évaluation et de suivi

  • Un quizz permet de mesurer les connaissances en début de formation.
  • Bilan des acquis de la formation en fin de formation : Exercice de mise en pratique

Modalités d'inscription

Modalités d'inscription :

Inscription en ligne obligatoire

Coût de la formation :

  • Contribuant : 310 €/participant
  • Non contribuant : 410 €/participant

 

Aucun paiement n'est demandé à l'inscription. Le règlement se fera à l'issue de la formation (ou en fin de trimestre pour les formations longues), par virement bancaire ou par chèque.

 

Si le nombre d'inscrits est insuffisant, le CREAI pourra proposer une autre date sur un autre lieu, voire annuler la formation au plus tard 10 jours avant la date de la session.

M'inscrire à la formation

Si vous êtes en situation de handicap et si vous avez des besoins particuliers pour assister à nos formations, merci de contacter le secrétariat au 03.83.37.90.81 ou au 03.26.68.35.71 (par e-mail : comm@creai-grand-est.fr / accueil@creai-grand-est.fr).
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Protection des données

Les informations collectées par le CREAI Grand Est font l'objet d'un traitement automatisé ayant pour finalité la gestion et le suivi des formations. Ces informations sont à destination des personnels du CREAI (service administratif, Direction, intervenant), formateurs vacataires intervenant sur la formation le cas échéant, de l'OPCO prenant en charge la formation (ou tout autre financeur de la formation). Dans le cadre de votre participation à la formation, les données sont conservées pendant une durée de 3 ans à partir de la fin de la session de formation. A l'issu de cette période, les données sont détruites.

 

Dans le cadre du règlement européen sur la protection des données, vous disposez de droits, tel que le droit d'accès à vos données personnelles. La politique de protection de la vie privée, plus complète, est disponible sur demande ou sur le site internet du CREAI à l'adresse www.creai-grand-est.fr. Pour exercer vos droits Informatique et Libertés et pour toute information, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) en écrivant à secretariat.direction@creai-grand-est.fr ou à l'adresse postale suivante : CREAI Grand Est, à l'attention de M. le Délégué à la protection des données, Cité administrative Tirlet – Bât 3, 51036 CHALONS-EN-CHAMPAGNE CEDEX.

Prochaines Sessions

  • Cette formation n'est pas programmée en INTER pour le moment.

     

    Si vous êtes responsable formation, vous pouvez faire une requête pour l'organiser en INTRA dans votre entreprise (contact : 03.26.68.35.71 ou par mail : accueil@creai-grand-est.fr).

     

    Si vous souhaitez être informé des prochaines programmations de cette formation, envoyez-nous un email à comm@creai-grand-est.fr pour vous inscrire sur la liste de diffusion.

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Le CREAI Grand Est est en mesure de proposer ses formations en visioconférence avec des modalités adaptées.

Si Dendréo Live est indiqué comme lieu de formation, alors la formation sera organisée à distance avec des temps de visioconférence.

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