Constituer et gérer le dossier de la personne accompagnée

Le dossier de la personne accompagnée permet de rassembler l'ensemble des informations individuelles la concernant durant tout le temps de l’accompagnement. La mise en place de ce dossier dans les différents établissements et services sociaux et médico-sociaux doit pouvoir garantir l’efficience de l’accompagnement mais également la protection des droits de la personne. L'organisation de la circulation de l'information dans une structure doit pouvoir lui assurer le respect de la confidentialité des informations la concernant et la protection de sa vie privée. Il s'agit également d'un support d'accès à l'information, qui donne aux professionnels la possibilité de collecter et de consulter toutes les informations utiles à l’accompagnement. Par ailleurs, la loi 2002-2 rappelle que chaque usager a accès à toute information ou document relatif à son accompagnement. Ce principe est réaffirmé dans la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des patients.

Pour le professionnel, le dossier est un fil conducteur de l'accompagnement assurant une cohérence d'intervention au sein du secteur. Il est l'outil rassemblant de nombreuses informations classées dans un lieu donné avec des conditions d'accès définies. Mener une réflexion sur le dossier oblige les professionnels à se questionner sur la teneur de leurs écrits professionnels tant sur le fond que sur la forme.

L'informatisation du dossier dans de nombreux établissements et la démarche d'évaluation qualité accordent une place essentielle à la qualité de la tenue de ce dossier.

L'objectif de cette formation est de rechercher une méthodologie optimale pour la conception d'un dossier commun à tous les services en vue d'apporter des réponses aux situations d'hétérogénéité des dossiers et des structures.

PRESENTATION :

Entre coordination et confidentialité, les enjeux autour du dossier sont forts. Il s'agit de disposer d'un outil efficient et efficace pour les professionnels malgré les contraintes et différentes missions de chacun, tout en appliquant une règlementation complexe aux origines diverses, protectrices des droits de la personne accompagnée.

La formation vise à :

• S’approprier les principes juridiques et méthodologiques organisant la création et la gestion du dossier de la personne accompagnée
• Optimiser l'utilisation du dossier comme outil de travail
• Améliorer les procédures de création, de gestion et d'archivage du dossier dans le respect des droits de la personne accompagnée

Jour 1 : un dossier efficace pour tous les acteurs et respectueux de la vie privée de l'usager

• Les aspects théoriques, la réglementation et les recommandations entourant le dossier de la personne accompagnée
  • Les différentes typologies de dossier, d'organisation et d'utilisation selon la recommandation de la DGAS
  • Les références au contenu du dossier dans la loi
  • L'apport de la législation quant à la protection des données : le principe de minimisation
• La confidentialité dans la gestion du dossier
  • Définition des notions et des intérêts en présence
  • Les conditions du partage d'informations selon la loi de janvier 2016
• L'informatisation du dossier :
  • Avantages et inconvénients
  • Les exigences de l'outil informatique au regard du texte européen relatif à la protection des données : la protection, la sécurité, l'effacement des données
• Conservation et archivage du dossier : définitions, recommandations

Jour 2 : Les droits de la personne accompagnée en lien avec la gestion de son dossier (loi de 2002 et RGPD)

• Le droit de la personne accompagnée à l'information
  • Mentions préalables
  • Obligation à informer
• La mise en œuvre du droit à l'information
  • Au moment de la collecte : quelles mentions à insérer, dans quels supports ?
  • Au moment de la rencontre avec la personne concernée
  • Les mentions obligatoires et modalités de mise en œuvre
• La personne accompagnée, propriétaire de ses données : quels droits ?  
  • Le consentement à l'utilisation des données
• Le droit d'accès
  • Les dispositions de la loi de 2002 : quelles possibilités, quelles interprétations?
  • Les conditions de l'exercice du droit d'accès : quelle procédure ?

Jour 1 :

• Identifier les bonnes pratiques en matière de création, de gestion et d'archivage du dossier de la personne accompagnée
• Améliorer les processus de gestion du dossier de la personne accueillie dans la structure

Jour 2 :

• Définir les règles de fonctionnement attachées au dossier de la personne et les modalités permettant la sécurité des informations
• Repérer les obligations issues du RGPD dans l'utilisation des données personnelles
• Prévoir les modalités d'exercice des droits de la personne accompagnée avec l'accès au dossier 

• Apports théoriques étayés par des mises en situation
• Partage d'expériences autour des réalités de terrain

• Vidéo projecteur
• Références bibliographiques
• Chaque participant a accès à un extranet lui permettant de retrouver l'ensemble des supports de formation

• Un quizz permet de mesurer les connaissances en début de formation.
• Bilan des acquis de la formation en fin de formation : Exercice de mise en pratique
• Questionnaire d'entrée en formation (attentes)
• Questionnaire à chaud (acquis et satisfaction)
• Questionnaire à froid entre 4 et 6 mois (impact sur vos pratiques)